出差,怎么报销?
发布时间:2018-01-16   浏览次数:750


    2018年1月我校出台了新的《安徽工程大学差旅费管理办法》,现针对校财字〔2018〕1号文《安徽工程大学差旅费管理办法》,及广大师生在差旅费报销过程中遇到的问题作出以下解读:


出差,怎么报销?

差旅费,是指学校师生员工离开芜湖城区(不含出国(境))开展公务活动、业务调研、会议、培训、开展科学实验(试验)、科学考察、学术交流等发生的城市间交通费、住宿费、会务费、保险费、伙食补助和市内交通补助等相关费用。不包括探亲、调动、挂职锻炼、到基层单位实习(见习),支援工作(扶贫、支教)、进修学习等发生的差旅费。那么我们要怎么顺利快速的将一次出差的费用报销呢?

  

  

出差的报销流程如下:

第一步:在出差过程中,使用公务卡支付相关的差旅费用,保留消费凭证。机票、会议注册费等费用也可以选择在出差前到财务处借款,转账支付。

第二步:出差回来后,整理本次出差的所有票据,填写《安徽工程大学差旅费报销单》

第三步:在学校首页-【电子财务】-【网上报销】中填写《差旅费报销单》,待相关审批人审批成功后,打印出《安徽工程大学差旅费报销单》,并将相关报销材料提交至财务窗口审核报销。

  

差旅费的报销一般需要提交下列表格中的材料:


序号

附件名称

附件说明

1

《安徽工程大学差旅费报销单》

出差回来整理票据后,网上填写出差所有的结算费用

2

出差过程中发生的各类费用票据

城市间交通费票据:火车票、汽车票、公务机票等

住宿费票据

*会务费票据(参加会议)、会议通知

*购票手续费、保险费等票据

3

所有费用支付的公务卡刷卡记录(火车票等不具备刷卡条件的费用可以使用现金)

公务卡pos小单,短信,电子对账单等都可以,或者填写《安徽工程大学公务卡刷卡信息登记表》。(学生单独出差时,使用自己的银行卡支付相关费用,保留消费凭证)


1、公务机票、会议注册费使用公务卡支付不方便怎么办?

  机票、会议注册费等费用如公务卡支付不方便,可以选择从财务处借款、转账支付,待出差回来后相关费用冲账即可。借款时需提供机票订单、会议通知等材料。

2、我是学生,已经乘坐高铁一等座可以报销吗?

  学生按标准只能乘坐高铁二等座。如果已经购买了一等座车票,超出二等座部分个人自理。

3、出差的住宿费标准是怎样的?

  出差的住宿费及伙食补助标准详见附表1所示。

4、出差人员按什么标准乘坐交通工具?




怎样填写《安徽工程大学差旅费报销单》?

    因为差旅费的报销遵循“一事一报”原则,所以不同时间段的差旅费用尽量分开填报差旅费报销单,应尽快、及时、一次性报销。下面举例子给大家分步讲解一下如何填写《安徽工程大学差旅费报销单》,假设讲师张某在2017年12月1日到南京开会,无需缴纳会议费,12月2日返回芜湖。乘坐动车二等座往返票价都是31.5元。住宿费发票为350元。那么他这次出差一共可以报销多少费用呢?

第一步:进入网报系统,选择差旅费报销


第二步:选择相应的报销项目

第三步:必须要填写的出差信息有:出差人姓名,职称/职务,出差事由,出差地点,人数,出差日期。报销费用填写有:车票相关信息,伙食补助,市内交通补助,住宿费,会议费等

1、填写出差人出差信息

  

2、填写伙食补助、出差地市内交通补助。

    出差伙食补助和出差地市内交通补助实行包干领取每天每人100元(西藏、青海、新疆每人每天120元),出差地市内交通补助包干领取每天每人80元。重点来了:补助的领取是有前提的,一般是在往返城市间交通费和住宿费票据齐全或有相关证明材料的情况下才能领取补助。当天往返的外差可以领取1天伙食补助与1天市内交通补助。具体补助标准也可以在【网上报销】系统中查看,如下:

 

    当填写完出差信息与车票信息、补助及住宿费后,具体页面如下:

  

第四步:相关票据影像的上传

上传交通票据、会议通知及相关证明材料

注:票据影像上传仅仅只是作为审批时的参考,如果审批人已核实相关出差信息,可以不必要求报销人上传相关票据。

第五步:点击【下一步(填写支付方式)】--填写支付方式

    报销人依据实际的消费方式选择相应的支付方式,【网上报销】系统中提供了三种支付方式:冲借款,对公支付,对私支付;如本次报销可选择对私支付,其中火车票与住宿费的支付为公务卡支付,则选择公务卡支付金额:413(这个地方只需填写金额数字即可,单位默认为元,不需再填写),补助可以直接转至工资卡内,填写金额:360,即可。本次报销如下:

第六步:提交预约审核

第七步:待审批成功后,在“查看审批物流”中,点击业务编号,将报销单据横向打印出来,附上相关票据及材料,提交至财务处会计科。

至此,本次差旅费报销就圆满的结束啦!


    我已经知道出差费用的报销流程啦,也会填写《安徽工程大学差旅费报销单》啦,但是我在出差过程中还遇到了一些情况,该怎么办呢?

  

    1 问:上周去杭州出差,我不小心弄丢了回芜湖的火车票,只有去程车票和住宿费怎么报销?

    答:报销时需提供车票丢失情况说明及相关证明材料(购票详情截图等),经部门负责人确认其真实性,学校财务负责人审批后,按规定报销来回车票费用、住宿费、发放伙食补助与市内交通补助。

  

    2 问:我们受邀去外地某高校学术交流,对方提供住宿,没有住宿费发票,怎么申请伙食补助与市内交通补助?

    答:由对方单位提供住宿的,凭接待或邀请单位签章的书面证明或者提交书面情况说明,经部门(项目)负责人审批确认属实后,按规定报销城市间交通费,发放伙食补助和市内交通补助。

  

    3 问:我们野外调研,住在帐篷里,没有住宿费发票,怎么申请伙食补助与出差地市内交通补助?

    答:开展野外考察调研、心理测试、社会调查、考古挖掘、环境监测等教学科研工作,住在帐篷、农户、学生宿舍和教室等不收取住宿费或不能取得住宿费发票的,由出差人员提供住宿情况说明及相关凭据(收款人收条、身份证复印件、手机号码等),按规定据实报销城市间交通费,发放伙食补助和市内交通补助。

  

    4 问:我们去苏州参加会议,14号报到,15-16日开会,17日离开,需要缴纳会议注册费,能申请几天的伙食与市内交通补助?

    答:分两种情况,会议通知中写明会议举办方统一安排食宿且承担费用的,只发放往返在途期间的伙食补助与市内交通补助;会议通知中写明会议举办方统一安排且食宿费用自理的,按照出差自然天数发放补助。所以如果您的会议通知中写明“食宿自理”,可以领取4天的伙食补助,2天市内交通补助(来回路上);如果没有写明,只能领取2天伙食补助,2天市内交通补助。

  

    5 问:我们自驾去外省开展科研项目的调研活动,怎么报销?

    答:自驾发生的燃油费、通行费、停车费可以与出差的其他费用一起填写“安徽工程大学差旅费报销单”,并附《燃油费用报销清单》,同时按规定凭住宿费发票领取伙食补助,不再发放市内交通补助。

  

    6 问:我们因调研地区的地理环境原因,需要租车前往,怎么报销?

    答:租车(要带司机)出差,在“安徽工程大学差旅费报销单”填写相关费用,租车费报销需附租车发票及合同。按规定凭住宿费发票领取伙食补助,不再发放市内交通补助。

  

    7 问:我们因为业务需要,邀请校外专家来校(或者陪同去外地)交流访问,可以报销哪些费用?

    答:按规定的交通工具乘坐等级和住宿费标准,凭票报销受邀人员的城市间交通费和住宿费,不发放伙食与市内交通补助。

  

    8 问:出差需要乘坐飞机,机票怎么购买?

    答:乘坐飞机要从严控制。其他人员因出差路途较远或出差任务紧急确需乘坐飞机的,需事前报分管业务校领导批准,报销时由分管业务校领导在票据上签字。

厅级及相当职务人员出差,因工作需要,随行一人可乘坐同等级交通工具。



附表1:

出差住宿费和伙食补助标准表

省份

住宿费标准(元/人﹒天)

伙食补助标准

(元/天)

厅级及

正高职称人员

其他人员

旺季上浮价(7-9月)

厅级及

正高职称人员

其他人员

北京

650

500

  

  

100

天津

480

380

  

  

100

河北

450

350

  

  

100

山西

480

350

  

  

100

内蒙古

460

350

  

  

100

辽宁

480

350

  

  

100

大连

490

350

590

420

100

吉林

450

350

  

  

100

黑龙江

450

350

540

420

100

上海

600

500

  

  

100

江苏

490

380

  

  

100

浙江

500

400

  

  

100

宁波

450

350

  

  

100

安徽

460

350

  

  

100

福建

480

380

  

  

100

厦门

500

400

  

  

100

江西

470

350

  

  

100

山东

480

380

  

  

100

青岛

490

380

590

450

100

河南

480

380

  

  

100

湖北

480

350

  

  

100

湖南

450

350

  

  

100

广东

550

450

  

  

100

广西

470

350

  

  

100

海南

500

350

1040

650

100

重庆

480

370

  

  

100

四川

470

370

  

  

100

贵州

470

370

  

  

100

云南

480

380

  

  

100

西藏

500

350

1200

750

120

陕西

460

350

  

  

100

甘肃

470

350

  

  

100

青海

500

350

1200

750

120

宁夏

470

350

  

  

100

新疆

480

350

  

  

120